กระทรวงมหาดไทยได้รื้อระบบดั้งเดิมของเจ้าหน้าที่สารสนเทศระดับสูงเมื่อเกือบสามปีที่แล้วอดีตเลขาธิการ Ken Salazar กำหนดให้มี CIO เพียงคนเดียวในแผนกทั้งหมดในเดือนธันวาคม 2010 โมเดลดังกล่าวเป็นพื้นฐานสำหรับข้อกำหนดหลักใน Federal IT Acquisition Reform Act (FITARA) วุฒิสภาคาดว่าจะรับ FITARAเป็นส่วนหนึ่งของร่างกฎหมายอนุญาตกลาโหมในสัปดาห์นี้ การเรียกเก็บเงินติดอยู่ในบริเวณขอบรกหลายประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกัน
Bernie Mazer คือ CIO คนหนึ่งสำหรับการตกแต่งภายใน เขากล่าวว่าแผนกนี้
กำลังจะออกจากช่วงเริ่มต้นเมื่อ CIO ระดับสำนักกลายเป็นผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรสารสนเทศ (ADIR) และสำนักงานของ Mazer เริ่มรวมบริการด้านไอทีสินค้าโภคภัณฑ์ รวมถึงลดระบบอีเมล 14 ระบบเหลือระบบเดียวและจ่ายเงิน 34.8 ล้านดอลลาร์ให้กับ Onix Networking เพื่อโฮสต์อีเมล Google ในระบบคลาวด์
“ตอนนี้เรากำลังก้าวเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการ และเราเริ่มเห็นความสำเร็จที่จับต้องได้” Mazer กล่าว “เราได้นำมาใช้ในระบบบันทึกและการจัดการเอกสารแบบบูรณาการ เราเรียกว่า eMail Enterprise Records and Document Management System (eERDMS) เราได้รวมศูนย์ข้อมูล 55 แห่ง รวมถึง 13 แห่งในปีงบประมาณที่ผ่านมานี้ เรากำลังเริ่มย้ายข้อมูลและแอปพลิเคชันจำนวนมากไปยังคลาวด์ผ่านสัญญาพื้นฐานการโฮสต์บนคลาวด์ซึ่งจัดการโดย OCIO ไม่นานมานี้ เราได้ปรับเปลี่ยนองค์ประกอบด้านไอทีจากศูนย์ธุรกิจภายในไปยัง OCIO สิ่งนี้ได้นำทักษะ ประสบการณ์ และความสามารถใหม่ ๆ มาสู่ OCIO และสิ่งนี้จะช่วยเราในแนวทางของเราในการส่งมอบไอทีทั่วทั้งแผนกผ่านองค์กรที่ให้บริการด้านไอทีร่วมกัน”
ข้อมูลเชิงลึกโดย Censys: ในระหว่างการสัมมนาออนไลน์เกี่ยวกับคู่มือ CISO สุดพิเศษนี้ ผู้ดำเนินรายการ จัสติน ดับเบิลเดย์ และแขกรับเชิญจะสำรวจความคิดริเริ่มทางไซเบอร์และการปรับปรุงให้ทันสมัยที่ DIU ด้วยมุมมองของอุตสาหกรรม
Mazer กล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป
แต่เขากล่าวว่าสำนักงานของเขาพยายามสื่อสารเกี่ยวกับเทคโนโลยีหรือการเปลี่ยนแปลงบุคลากรมากเกินไป
ภารกิจไอทีเท่านั้นเขากล่าวว่า ขณะนี้ ADIR จำนวนมากสามารถมุ่งเน้นไปที่ภารกิจด้านไอทีสำหรับสำนักงาน แทนที่จะเป็นสินค้าโภคภัณฑ์หรือเทคโนโลยีทั่วไป ซึ่งจะส่งมอบผ่านบริการที่ใช้ร่วมกัน
“เราทำงานร่วมกับพวกเขาอย่างจริงจังทุกสัปดาห์ในการทำงานร่วมกันและธรรมาภิบาล เราดำเนินการอย่างแข็งขันเพื่อให้แน่ใจว่าเราได้รับการปรึกษาหารือ ข้อมูล ตลอดจนคำแนะนำทางเทคนิคที่ดีจากบุคลากรในสำนักงาน” Mazer กล่าว
เขากล่าวว่าภายใน OCIO มีองค์กรที่ให้บริการร่วมกันซึ่งมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมโครงสร้างพื้นฐาน เช่น การโฮสต์ การประมวลผลในที่ทำงาน โทรคมนาคม และแผนกบริการขององค์กร
อีกองค์กรหนึ่งมุ่งเน้นไปที่ประเด็นด้านนโยบาย การวางแผน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น สถาปัตยกรรมองค์กร อัตราส่วนต้นทุนต่อผลประโยชน์ และความปลอดภัยทางไซเบอร์
“เราได้รวบรวมข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลป้อนเข้าอย่างแข็งขัน จากนั้นตามด้วยการพิจารณาแล้วเราจะเดินหน้าต่อไป บ่อยกว่านั้น ฉันจะไม่พูดถึงฉันทามติที่เป็นเอกฉันท์ แต่โดยทั่วไปแล้ว เราได้รับฉันทามติที่กว้างที่สุดจากการตัดสินใจที่เรากำลังก้าวไปข้างหน้า” Mazer กล่าว “เราตรวจสอบหลักทรัพย์ที่เกี่ยวข้องอย่างแข็งขันว่าใครกำลังใช้อะไรอยู่ และใครสามารถใช้บางอย่างในลักษณะที่แตกต่างออกไป นี่เป็นความคืบหน้าเสมอเมื่อคุณตรวจสอบคณะกรรมการหรือคณะกรรมการกำกับดูแลในวิธีการที่คุณรับรองการรวมเข้าด้วยกันและจากนั้นยังตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรากำลังดำเนินการในการพิจารณาที่เหมาะสมแต่รวดเร็ว”
ในฐานะส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรม Mazer กล่าวว่าสำนักงานของเขาออกไปภาคสนามเพื่อรวบรวมแนวคิดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีตอบสนองความต้องการของพวกเขาในฐานะลูกค้าวิธีการหนึ่งที่ Interior นำมาใช้เป็นครั้งแรกคือการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานที่เปลี่ยนไปใช้อีเมลระบบคลาวด์ และได้รับการตอบกลับมากกว่า 10,000 รายการ
“การย่อยอาหารมีผลดีมากสำหรับเราในการติดตามผลในส่วนที่เราสามารถปรับปรุงได้หรือส่วนที่เราไม่จำเป็นต้องให้ความสนใจมากนัก” Mazer กล่าว “จากผลการสำรวจ เราสามารถปรับแต่งสื่อการฝึกอบรมจำนวนมากของเราให้ตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการจากการใช้เครื่องมือเฉพาะเหล่านี้ เรายังได้สร้างกล่องอีเมลสองสามกล่องที่พนักงานสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับพื้นที่ต่างๆ ที่เรากำลังย้ายเข้าสู่ระบบคลาวด์”
Mazer กล่าวว่าสองแนวคิดที่พบบ่อยที่สุดที่พวกเขาได้ยินจากพนักงานที่ได้รับการนำไปใช้คือการแก้ไขเอกสารพร้อมกันด้วยแชทสดและเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เขากล่าวว่าการสื่อสารแบบทันทีทันใด
